北京德行天下公益基金会项目档案管理制度
1 目的及范围
本制度旨在规范北京德行天下公益基金会（以下简称“基金会”）项目档案的管理，确保项目档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，为项目评估、监督、审计以及未来项目规划提供有力支持。
本制度适用于基金会所有项目的档案管理。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国档案法》
《基金会管理条例》
《基金会管理章程》
3 名词解释
项目档案：指基金会在实施项目过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案管理人员：指基金会内部负责档案收集、整理、保管、利用等工作的人员。
4 职责
4.1项目负责人
负责项目档案的收集、初步整理，并在项目结束后移交给档案管理人员。
4.2档案管理人员
负责项目档案的接收、分类、编号、存储、检索、利用和保密工作。
4.3基金会领导
负责审批项目档案管理制度，并对档案管理工作进行监督。
5 管理内容
5.1 档案收集
项目负责人应在项目启动后，根据项目计划收集项目相关文件资料。
收集的档案应包括项目计划、合同、预算、执行记录、评估报告等。
5.2 档案整理
档案管理人员应对接收的档案进行初步审查，确保档案的完整性和准确性。
档案应按项目分类，并按时间顺序或重要程度进行排序。
5.3 档案编号与存储
档案应统一编号，方便检索和管理。
档案应存储在符合要求的档案室或专用柜中，确保档案的安全和保密。
5.4 档案检索与利用
建立档案检索系统，方便内外部人员查询和利用档案。
档案利用应遵守相关规定，不得擅自复制、泄露或损坏档案。
5.5 档案保密
档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案的保密性。
未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或传播档案内容。
5.6 档案保管期限
根据档案的重要性和价值，确定档案的保管期限。
保管期满的档案，应经过鉴定后进行销毁或移交。
6 相关/支持性文件
档案分类标准
档案编号规则
档案保密制度
档案利用规定
7 记录
档案管理人员应建立档案管理台账，记录档案的收集、整理、存储、检索、利用和销毁等情况。
档案管理台账应定期备份，以防数据丢失。
8 附录
本制度自发布之日起执行，由基金会领导负责解释和修订。
本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和基金会内部管理规定执行。